The Worst Words to Say at Work

Some words and phrases are often used to buy time, avoid giving answers, and escape commitment. If you use these words and phrases yourself, take a scalpel and cut them out of your thinking, speaking, and writing.

"Try"
"Try" is a weasel word. "Well, I'll try," some people say. It's a cop-out. They're just giving you lip service, when they probably have no real intention of doing what you ask. Remember what Yoda says to Luke Skywalker in "Star Wars": "Do or do not--there is no try." Take Yoda's advice. Give it your all when you do something. And if it doesn't work, start over.

Put passion into your work, and give it your best effort, so you can know that you did all you could to make it happen. So if the outcome you were expecting didn't come to fruition, it's not because you didn't do everything you could to make it happen. It just wasn't the right time for it or it wasn't meant to be.

"Whatever"
This word is a trusted favorite of people who want to dismiss you, diminish what you say, or get rid of you quickly. "Whatever," they will say as an all-purpose response to your earnest request. It's an insult and a verbal slap in the face. It's a way to respond to a person without actually responding. When you say "whatever" after another person has said his or her piece, you have essentially put up a wall between the two of you and halted any progress in communicating. It's a word to avoid.

"Maybe" and "I don't know"
People will sometimes avoid making a decision--and hide behind words and phrases like "maybe" and "I don't know." There's a difference between legitimately not knowing something and using words like these as excuses. Sometimes during a confrontation, people will claim not to know something or offer the noncommittal response "maybe," just to avoid being put on the spot. If that seems to be the case, ask, "When do you think you will know?" or "How can you find out?" Don't let the person off the hook so easily.

"I'll get back to you"
When people need to buy time or avoid revealing a project's status, they will say, "I'll get back to you," and they usually never do. If people say they will get back to you, always clarify. Ask them when they will get back to you, and make sure they specify the day and time. If they don't, then pin them down to a day and time and hold them to it. If they won't give you a day or time, tell them you'll call in a day or week and follow up. Make sure you call and get the information you need.

"If"
Projects depend on everyone doing his or her part. People who use "if" are usually playing the blame game and betting against themselves. They like to set conditions, rather than assuming a successful outcome. People who rely on conditional responses are fortifying themselves against potential failure. They will say, "If Bob finishes his part, then I can do my part." They're laying the groundwork for a "no fault" excuse and for not finishing their work.

There are always alternatives, other routes, and ways to get the job done. Excuse makers usually have the energy of a slug and the spine of a jellyfish. You don't want them on your team when you're trying to climb Mt. Everest.

"Yes, but . . ."
This is another excuse. You might give your team members suggestions or solutions, and they come back to you with "Yes, but . . ." as a response. They don't really want answers, help, or solutions. You need to call the "Yes, but . . ." people out on their avoidance tactic by saying something like "You know, Jackie, every time I offer you a suggestion you say, 'Yes, but . . . ,' which makes me think you don't really want to solve this problem. That's not going to work. If you want to play the victim, go right ahead, but I'm not going to allow you to keep this up." After a response like that, you can be assured that the next words you hear will not be "Yes, but . . ."!

"I guess . . ."
This is usually said in a weak, soft-spoken, shoulder-shrugging manner. It's another attempt to shirk responsibility--a phrase that is muttered only when people half agree with you but want to leave enough leeway to say, "Well, I didn't really know. . . . I was only guessing." If you use this phrase, cut it out of your vocabulary.

"We'll see . . ."
How many times did we hear our parents say this? We knew they were buying time, avoiding a fight or confrontation, or really saying no. It's better to be decisive and honest by saying, "I need more information. Please present your case or send me the data--both pro and con--so I can make an informed decision." That way, the interested parties will contribute to an in-depth, well-researched "verdict."

This column is an excerpt of "Surviving the Toxic Workplace" (McGraw-Hill, 2010), by Linnda Durre, a psychotherapist, business consultant, and columnist. You can follow her on Twitter: @LinndaDurreShow.

SOAL JAWAB PSIKOLOGI KAUNSELING

salam 2 all

Apakah yang dimaksudkan kaunseling

Kaunseling merupakan suatu proses perhubungan menolong yang sistematik berasaskan prinsip psikologi yang dilakukan oleh kaunselor profesional bagi menghasilkan perubahan, perkembangan dan penyesuaian peribadi klien, yang baik dan menyeluruh secara sukarela sepanjang hayat berlandaskan etika kaunseling.

Apabila saya mendapat khidmat kaunseling, apakah pertolongan yang saya boleh perolehi melalui perkhidmatan itu

Proses kaunseling yang dilalui akan membolehkan seseorang klien mencapai objektif kaunseling seperti berikut

Menolong menganalisa keadaan, sikap, pandangan dan kelakuan yang menghalang klien bekerja dengan berkesan.

Menolong klien untuk menyesuaikan diri dalam situasi bekerja melalui proses penyelesaian masalah.

Membolehkan klien menganalisa pandangan mereka dan mencari pelbagai cara dan tingkah laku yang mengganggu.

Menolong klien menyelesaikan masalahnya.

Kaunseling sering dikatakan untuk orang yang bermasalah, apakah tujuan sebenar kaunseling

Kaunseling sebenarnya telah disalahertikan sebagai tempat untuk orang bermasalah, namun tujuan sebenar perkhidmatan ini disediakan adalah untuk

Memberi Maklumat

Masalah klien selalunya berkaitan dengan kekurangan maklumat

Mendapatkan gambaran (kefahaman) yang jelas berhubung dengan masalah daripada kaunselor

Menggalakkan Celik Akal

Membantu klien memahami lebih lanjut mengenai diri (menyelami diri dan persekitaran

Membantu klien mengetahui dirinya adalah kunci kepada masalah yang dihadapinya

Memberi Sokongan

Klien memerlukan sokongan emosi yang tidak berbelah bagi, kemesraan dan pameran perasaan yang diharapkan dapat mengurangkan bebanan masalah.

Penyelesaian Konflik

Mengurangkan ketegangan dan permusuhan antara dua individu (pihak)

Membantu mereka menerima perbezaan dan mencari jalan untuk mencapai penyelesaian yang menguntungkan

Membuat keputusan

Membantu klien membuat keputusan kerana kerap kali menghadapi masalah untuk membuat keputusan

Kaunselor boleh mengemukakan cadangan dan berbincang dengan klien sebelum sesuatu keputusan diambil

Kaunseling sering dikaitkan dengan aktiviti kaunselor-klien yang berada dalam sebuah bilik, adakah benar tanggapan demikian

Perkhidmatan kaunseling sebenarnya bukan tertumpu dalam satu setting semata-mata seperti tanggapan umum, sebalik perkhidmatannya merentas pelbagai dimensi melalui empat perkhidmatan utama iaitu

PERKEMBANGAN

Memberikan maklumat mengenai sumber dan kekuatan seseorang supaya ia mempunyai azam dan usaha kepada aktiviti sihat, peningkatan sifat positif

PENCEGAHAN

Mengadakan program-program pencegahan ke atas perlakuan dan sifat yang negatif dari segi emosi dan pemikirannya

INTERVENSI

Merubah dan membuka pemikiran, perasaan dan tingkah laku seseorang yang bermasalah supaya menerokai, memulih dan mempertingkatkan keyakinan diri

PEMULIHAN

Penekanan adalah kepada isu-isu dan permasalahan peribadi, mentaliti, kerjaya dan penyesuaian diri agar seseorang itu dapat berfungsi sepenuhnya

Apakah perlu perkidmatan kaunseling ditawarkan dalam sesebuah organisasi dan apakah rasional Perkhidmatan Kaunseling diwujudkan

Perkhidmatan kaunseling dilihat penting dewasa ini kerana

Kewujudan Ketegangan dan ketidakpuasan ditempat kerja.

Ketidakseimbangan emosi.

Kebimbangan tentang kemahiran dan kemampuan.

Perbezaan individu yang bertentangan dengan imej korporat.

Siapakah yang dibenarkan mendapat perkhidmatan kaunseling

Semua kakitangan sama ada tetap, kontrak dan sambilan yang ingin berjaya dengan lebih cemerlang berdasarkan kemampuan diri yang sebenar selaras dengan kehendak dan matlamat UPSI

Sekiranya saya tidak sanggup bersemuka secara langsung dengan kaunselor, adakah saya masih boleh mendapat khidmat kaunseling

Perkhidmatan kaunseling masih boleh diperolehi melalui medium lain seperti mengunakan panggilan telefon bernombor 05-4506979, atau melalui alamat email berikut iaitu azmanlk@upsi.edu.my dan azmanlk@yahoo.com. Klien juga boleh berhubung terus mengunakan aplikasi yang disediakan oleh yahoo.com iaitu melalui yahoo messager melalui id berikut iaitu azmanlk

Apakah saya dibenarkan memilih kaunselor apabila mendapat perkhidmatan kaunseling sebagaimana ditawarkan

Klien yang ingin mendapat perkhidmatan di unit ini hanya mempunyai satu pilihan kerana pegawai psikologi yang berkhidmat di unit ini hanya seorang. Namun demikian klien masih mempunyai pilihan lain sekiranya kurang selesa iaitu mengunakan kaunselor di unit kaunseling dan kerjaya, jabatan hal ehwal pelajar atau mendapatkan perkhidmatan yang ditawarkan oleh Klinik Kaunseling yang berada di bawah kendalian Jabatan Kaunseling, Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia

Selain kaunseling yang ditawarkan , adakah unit ini menawarkan juga perkhidmatan berkaitan pembangunan organisasi

Pembangunan organisasi yang ditawarkan unit ini meliputi kaunseling dan bimbingan kerjaya yang meliputi perancangan kerjaya individu dalam organisasi, keserasian kerjaya yang dipilih dengan ciri personaliti diri, pembangunan dan pembinaan motivasi diri dan Program pembangunan Staf yang telah dimulakan

Apakah seseorang kakitangan boleh diarahkan menjalani sesi kaunseling oleh jabatan atau ketuanya

Sekiranya anda diarahkan berjumpa pegawai psikologi, ini mungkin berpunca dari dua perkara berikut iaitu anda adalah didefinisi sebagai pegawai bermasalah atau pegawai berprestasi rendah mengikut pekeling 1 tahun 2008 yang dikeluarkan oleh Jabatan Pendaftar

Saya sangat bimbang bahawa cerita dan perbualan yang dijalankan bersama kaunselor terbocor keluar. Wujud atau tidak kod etika kerahsian dan kebplehpercayaan dalam sesi kaunseling yang dijalankan

Semua butiran perbincangan adalah dirahsiakan termasuk dari pengetahuan ketua jabatan sendiri, laporan bertulis hanya untuk rujukan kaunselor semata-mata, namun demikian sekiranya butir perbincangan dilihat cenderung ke arah mencederakan diri atau membahayakan orang lain, tindakan yang boleh dibuat ialah melaporkan kepada pihak berwajib untuk tujuan keselamatan orang ramai

Adakah wujud perbezaan antara kaunseling dan bimbingan

Kaunseling berbeza daripada penasihatan atau bimbingan. Ia merupakan perkhidmatan menolong secara profesional dan memerlukan latihan serta penyeliaan rapi. Penasihatan dan bimbingan lebih menfokus kepada `situasi' yang anda hadapi manakala kaunseling memberikan penekanan dan tumpuan kepada diri anda yang berhadapan dengan situasi tersebut.

Mengenal Diri Sendiri

BANYAK MENYOAL DAN JAWAB DENGAN JUJUR

ORANG yang bijaksana berkawan dengan melupakan kepentingan dirinya, sebaliknya orang yang tamak berkawan dengan tidak melupakan kepentingan dirinya. Persoalan besar yang perlu dijawab, adakah anda mengenali diri anda sendiri? Mengenali diri merupakan perkara pokok bagi setiap individu yang ingin berjaya. Berjaya sebagai insan memerlukan anda berubah daripada perkara yang tidak baik kepada perkara yang lebih baik.

Perubahan yang ingin dilakukan memerlukan anda merenung sejenak tentang siapa anda.

Memikir dan menganalisis secara jujur tentang perilaku, tabiat dan keperibadian diri. Mengenal diri sendiri boleh dicapai melalui penganalisaan yang dibuat secara ikhlas dengan niat untuk membaiki diri. Mengenal diri tidak akan sempurna tanpa mendengar pandangan atau pendapat orang di sekeliling kita. Kesanggupan menerima kritikan, pandangan atau teguran akan dapat menjelaskan keadaan diri kita yang sebenar. Anda mungkin boleh bertanya:

· Apakah kekuatan anda?

· Apakah Kelemahan anda?

· Apakah cita-cita anda?

· Apakah kehendak anda?

Proses mengenal diri tidak boleh terhenti setakat itu sahaja. Kita sering mendengar rakan pekerja mengesahkan tentang keadaan mereka seperti berikut:

· Saya memang pemarah

· Saya seorang yang pendiam

· Muka saya sememangnya masam

· Saya sukar bergaul dengan yang baru dikenali

Si bodoh tidak akan dapat melihat pokok yang dilihat oleh orang bijak, untuk berjaya kita perlu membuang sikap negatif yang telah kita kenal pasti. Mungkin proses ini merupakan episod yang paling sukar dalam kehidupan kita. Sememangnya satu kesilapan untuk mengaku bahawa kesemua sifat itu lahir secara semulajadi. Banyak tabiat atau tingkah laku yang boleh diubah dengan kemahuan dan keazaman yang tinggi seperti tindakan berikut:

· Mengenal diri melalui orang lain

· Bertanyakan kepada rakan sekerja yang paling rapat dengan anda

· Amati kata-kata ketua ketika mereka sedang memarahi atau menasihati anda

· Dengarlah komen daripada musuh anda

· Bertanyalah pendapat ketua atau rakan tentang anda

· Susun dan atur maklumat yang diperolehi

· Fikir dan tentukan kebenarannya

· Anggaplah komen atau maklumat negatif sebagai harta yang amat berharga

Keinginan untuk berubah akan membentuk personaliti diri yang baik. Sebagai pekerja, personaliti yang berjaya biasanya berkisar kepada beberapa ciri yang unggul. Antaranya adalah seperti berikut:

· Kesediaan untuk bekerja kuat

· Kesabaran menghadapi kesukaran

· Kesanggupan membantu rakan sekerja

· Keupayaan memberi motivasi kepada diri sendiri

· Kesungguhan menyiapkan tugasan dengan sempurna

Sifat-sifat ini perlu ada dalam diri individu yang ingin melangkah lebih jauh. Pencarian tentang kekuatan dan kelemahan diri yang disusuli dengan keinginan untuk menjadi yang terbaik akan terpancar dalam jiwa pekerja yang inginkan kecemerlangan. Kejayaan dalam kehidupan biasanya dipengaruhi oleh seseorang yang telah berjaya. Lihat dan kajilah kejayaan yang telah dicapai oleh pelbagai tokoh perniagaan, pemimpin dan ahli akademik. Dalam kebanyakan kes mereka semua menunjukkan keazaman, kekuatan dan ketabahan dalam proses mengejar kejayaan. Setiap pekerja perlu mempunyai model kejayaan. Ini boleh dilakukan dengan membaca, melihat dan mendengar cerita perihal kejayaan mereka yang telah berjaya.Membaca buku yang menceritakan tokoh-tokoh terkenal perlulah dijadikan amalan di kalangan para pekerja. Antara aspek yang perlu diberi perhatian ialah:

· Cara dan kaedah mereka bekerja

· Bagaimana mereka mendaki tangga kejayaan

· Dorongan yang mereka perolehi untuk menghasilkan kejayaan

· Sifat diri yang dipamerkan oleh mereka

· Bagaimana mereka menghadapi halangan

· Penglihatan mereka dalam pelbagai kegiatan semasa bekerja

Bijaksana ialah puncak daripada persahabatan yang kekal Sikap seseorang merupakan mainan minda. Cuba bayangkan suasana yang mempunyai bilangan pekerja yang ramai. Anda terpaksa berkongsi mungkin bilik, kemudahan pejabat, tandas dan udara dengan rakan yang lain, Apakah yang boleh anda bayangkan? Soalan ini sekiranya ditanya akan menghasilkan antara jawapan berikut:

· Saya akan berhadapan dengan masalah perhubungan dengan rakan sekerja

· Saya suka bersendirian, sudah pasti saya akan berhadapan dengan tekanan

· Saya suka suasana senyap tetapi suasana di sini bising

· saya suka penghawa dingin yang sejuk tetapi rakan suka lebih kepada sederhana suhunya

Jawapan yang diberi merupakan pandangan spontan pekerja. Hampir kesemua pekerja memikirkan perkara yang negatif terlebih dahulu. Mereka berebut-rebut untuk menyatakan kisah yang tidak menyeronokkan. Jika minda anda telah berkata, anda akan menghadapi masalah, sebahagian besar daripada masalah itu telah mula berada di dalam diri anda. Sikap negatif ini akan memberi kesan kepada perwatakan anda dalam menghadapi proses melaksanakan kerja. Memandangkan sikap seseorang itu bergantung kepada minda, anda perlu melihat sesuatu masalah atau kemungkinan masalah dari sudut yang berbeza. Bagaimana jika saya melihat kemungkinan keadaan di atas dari sudut yang lain pula, misalnya:

· Rakan sekerja yang ramai mungkin boleh membantu saya dalam pelaksanaan kerja

· ini lah peluang untuk cuba mengubah diri menjadi lebih sosial

· merupakan kebiasaan apabila manusia berkumpul akan wujud sedikit kebisingan

· tiada orang yang sama dalam menerima perubahan persekitaran, belajar bertolak ansur akan membolehkan saya dihormati

Diolah hasil tulisan dalam akhbar Berita Harian 20-10-2005